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Les obligations fiscales 2026
Le format Factur-X, qui combine un PDF lisible par l’humain et des données XML structurées pour les systèmes informatiques, s’impose comme un standard central dans la réforme de la facturation électronique.
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII). L’obligation d’émettre ces factures, elle, sera progressive. (voir les échéances précises figurant dans le calendrier de déploiement plus bas dans cet article).
Dans ce contexte, maîtriser l’archivage numérique à valeur probante devient essentiel pour garantir la conformité légale des factures et sécuriser les échanges commerciaux.
Qu’est-ce que le format Factur-X ?
Standard franco-allemand de facturation électronique
Les factures aux normes Factur-X sont des documents basés sur le format PDF/A-3 (Portable Document Format for Archiving – version 3). Ce format hybride PDF + XML combine la lisibilité humaine du PDF avec l’exploitation automatisée des données XML par les systèmes informatiques.
Avantages du PDF/A-3 pour l’archivage
Le PDF/A-3 est conçu pour garantir la pérennité de l’archivage électronique. Contrairement aux formats propriétaires, il assure la lisibilité sur le long terme, en respectant les exigences réglementaires de conservation des factures pendant 10 ans. De plus, il permet d’intégrer des pièces jointes XML directement dans le fichier archivé, sans compromettre sa validité légale.
Archivage fiscal : pourquoi Factur-X simplifie la conformité
Intégrité des données garantie
Factur-X est un standard de facturation électronique conforme aux exigences de la réforme française, se présentant sous la forme d’un fichier PDF/A-3 contenant un fichier XML structuré.
Cette structure hybride permet de préserver automatiquement l’intégrité des données de la facture électronique, condition indispensable pour garantir sa valeur probante.
Traçabilité native
Le format intègre nativement les métadonnées fiscales nécessaires à la traçabilité. Chaque facture Factur-X contient les informations requises pour permettre l’audit fiscal et répondre aux demandes de contrôle de l’administration : identifiants, horodatages, numéro de facture, date d’émission, montant HT, montant TVA, taux de TVA appliqué, montant TTC, code devise, identifiants fiscaux, nature de l’opération, mode de paiement, délai de paiement, et référence au bon de commande ou au contrat le cas échéant.
Obligations d’archivage avec la facturation électronique obligatoire
Calendrier de déploiement 2026
En France, la réception des factures électroniques pour les flux BtoB domestiques entre assujettis à la TVA sera obligatoire à partir du 1er septembre 2026. Cette généralisation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille.
L’obligation d’émission de factures électroniques, quant à elle, sera progressive :
- Grandes entreprises : 1er septembre 2026
- ETI : 1er septembre 2027
- TPE/PME : 1er septembre 2028
Exigences de l’administration fiscale
L’archivage électronique légal impose des critères stricts :
- Conservation numérique pendant 10 ans minimum, dans des conditions garantissant la sécurité et l’inaltérabilité des documents
- Accessibilité immédiate en cas de contrôle par l’administration
- Intégrité des documents assurée par une signature électronique qualifiée ou par un dispositif équivalent
- Lisibilité permanente des fichiers archivés, sans dépendance à un logiciel ou un système propriétaire
Solutions d’archivage conformes pour Factur-X
Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Vous devrez choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour l’émission et la transmission de vos factures électroniques. Ces plateformes, proposées par des prestataires privés, sont immatriculées par l’administration fiscale après validation de leur conformité.
Elles intègrent des fonctionnalités de transmission, de contrôle, de conformité et d’archivage sécurisé, en lien direct avec le Portail Public de Facturation (PPF).
Systèmes d’archivage électronique spécialisés
Les logiciels d’archivage fiscal compatibles Factur-X offrent :
- Stockage sécurisé avec redondance géographique
- Recherche avancée via les métadonnées XML
- Export comptable automatisé vers les logiciels de gestion
- Journal d’audit complet retraçant toutes les actions sur les documents
Bonnes pratiques d’organisation
Une gestion documentaire rigoureuse nécessite :
- Classification des documents selon leur typologie (factures clients, fournisseurs, avoirs, etc.)
- Gestion fine des droits d’accès, selon les profils utilisateurs
- Sauvegardes régulières accompagnées de tests de restauration
- Formation des équipes aux procédures d’archivage, à la traçabilité et aux obligations réglementaires
Préparer sa transition vers Factur-X
Migration des archives existantes
La numérisation des factures papier peut s’avérer nécessaire pour harmoniser les archives et centraliser l’accès aux données. Certaines solutions de dématérialisation proposent des services de conversion vers des formats conformes, avec intégration des métadonnées exigées.
Tests de conformité
Vérifier la compatibilité des outils existants avec le format Factur-X permet d’anticiper les ajustements nécessaires. La plupart des éditeurs de logiciels comptables prévoient des mises à jour ou des modules dédiés à la facturation électronique structurée.
Pour répondre aux exigences de la réforme, il est indispensable de vérifier que vos outils de facturation permettent la création de factures au format Factur‑X (PDF/A‑3 + fichier XML structuré). Voici quelques solutions compatibles :
Outils payants fiables :
Ces solutions intègrent ou intègreront des fonctionnalités compatibles avec les exigences légales (émission en Factur‑X, archivage sécurisé, connexion aux futures plateformes PDP). Elles impliquent un coût, souvent sous forme d’abonnement.
Outil gratuit à connaître :
- Gestan (version Standard gratuite) permet d’ores et déjà de générer des factures en format Factur‑X minimal. C’est à ce jour l’un des seuls outils accessibles sans frais pour les indépendants et petites structures souhaitant anticiper la réforme. Une version enrichie (avec détail ligne à ligne) est prévue début 2025, ainsi qu’un module de lecture XML intégré.
- Henrri : logiciel de facturation 100% en ligne proposant une offre de base accessible, mais très rapidement limitée par des options payantes. Il supporte le format Factur‑X minimal
Formation et accompagnement
L’administration fiscale a réaffirmé son engagement à accompagner les entreprises dans la transition. Des dispositifs d’information, de formation spécialisée et d’assistance technique sont progressivement déployés pour faciliter l’adoption du nouveau cadre.
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Risques du non-respect des obligations
Sanctions fiscales
Un archivage non conforme expose à des pénalités fiscales pouvant inclure des amendes et des redressements. L’administration peut rejeter les factures mal conservées, considérer qu’elles ne répondent pas aux exigences de l’article L102 B du Livre des procédures fiscales, et remettre en cause la déduction de la TVA.
Requalification des charges
Des factures Factur-X mal archivées ou altérées peuvent perdre leur valeur probante, ce qui compromet la déductibilité des charges, remet en cause la régularité comptable et peut entraîner un rejet de comptabilité en cas de contrôle.
Conclusion
Le format Factur-X simplifie l’archivage fiscal numérique en intégrant nativement les exigences légales. Anticiper cette transition obligatoire dès 2026, en adoptant des solutions d’archivage certifiées, protège l’entreprise tout en optimisant la gestion des factures électroniques.
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✍️ Meryline, Assistante administrative freelance – Fondatrice d’Admin’Up
✨ J’aide les TPE, indépendants, associations à optimiser leur organisation administrative.